如何隨時掌握業務動態及商機?

在目前競爭激烈的商場上,誰能夠正確、快速的掌握情報,誰能夠精準的做出判斷,誰能夠有效的做出適當回應,誰就會是商場上的贏家。
業務主管無疑是企業開拓生意的戰場主帥,卓越者運籌帷幄、決勝千里;拙劣者屢戰屢敗、累死三軍、讓君主憂心。 然而業務主管並非後天所不能訓練而成。孫子兵法第一篇始計篇提及對戰場主帥的期許:「將者,智、信、仁、勇、嚴也」, 此五要素固為業務主管性格、品德的依歸,但找對方法、善用工具,更是成就卓越業務主管的關鍵, 也是後天可以補強使力之處,本文所著墨重點亦在此。
「在目前競爭激烈的商場上,誰能夠正確、快速的掌握情報,誰能夠精準的做出判斷, 誰能夠有效的做出適當回應,誰就會是商場上的贏家。」 這句話點出了情報的重要性,而商場實際情況是情報的蒐集、傳遞、過濾與判斷需要透過不同層級之業務行銷人員, 進而傳遞到基層主管,乃至中高階層業務主管。在每日訊息如此龐雜、多元的情況,業務主管如何快速取得第一線人員回饋資訊、 過濾有效訊號與無用雜訊、消化後給予正確、快速的回應決策,順利的贏回訂單?
對於業務主管應該關心的主要情報資訊類型,我們以例行性、例外管理情報為X軸,企業內部、外部情報區隔為Y軸,將業務主管重點情報列舉如圖1所示:
圖1 《業務主管必須關注之管理情報,資料來源:通用數碼》
圖1中區隔之四大類業務情報資訊,如以傳統人治管理、或以Excel、Outlook來管理,仍嫌不足。相關表報各自林立、 整理耗力費時、追溯不易,通常是當下有用、用過就鮮少再有參考的機會, 更遑論業務主管能善用此些情報來深入表象之下、掌握對業績有突破性的洞見(Insight)。(圖1中的Z軸)
此外,「兵之情主速」,關鍵情報必須快速傳遞與回應,且傳遞之層級亦須層層透通,時效若無法即時掌握,迅速回應, 將會差以毫釐、失之千里。而業務主管的價值,即是將第一線回饋情報,過濾雜訊、掌握信號、判斷指示、迅速回應, 讓銷售案時時不致偏離正軌、失去優勢,甚至善用情報、反敗為勝。另外,資訊的迅速傳達,亦可讓您再客戶心中保持最好的印象, 不致讓身為主管或老闆的您在球場上才從球友口中得知他已給了您公司一筆不錯的生意訂單。
業務主管扮演如此重要承上啟下的角色,該如何在競爭激烈的環境中,隨時掌握業務動態與商機呢?
除了經驗、直覺之外,您需要依據事實來管理與決策,以昭公信。因此,善用工具來掌握,甚至主動通報關鍵情報、業務動態與商機, 不但能夠讓您掌握先機,更能支撐您的決策依據,週延您的行動方案。 以下是一些參考例子(參考畫面係以通用數碼股份有限公司GD-CRM客戶關係管理系統之實機畫面):
業務主管例外管理範例
  • 結合手機之即時情報傳遞 (圖2)
    圖2
  • 業務主管之例外管理1—客戶信用異常警示 (圖3)
    圖3
  • 業務主管之例外管理2—銷售案之追蹤提醒 (圖4)
    圖4
  • 業務主管之例外管理3—銷售案等級與進度變化異常 (圖5)
    圖5
  • 業務主管之例外管理4—特殊報價警示 (圖6)
    圖6
  • 業務主管之例外管理5—特殊報價警示 (圖7)
    圖7
  • 業務主管之例外管理6—業務活動支出或工時異常警示 (圖8)
    圖8
  • 業務主管之例外管理7—遭遇特定對手強烈競爭案子 (圖9)
    圖9
業務主管例行性管理範例
  • 業務主管之例行性管理1—市場與客戶 (圖10)
    圖10
  • 業務主管之例行性管理2—銷售案況、報價 (圖11A,B,C)
    圖11A
    圖11B
    圖11C
  • 業務主管之例行性管理3—業務人員活動與商情回饋 (圖12)
    圖12
  • 業務主管之例行性管理4—市場與客戶分析報表 (圖13)
    圖13
  • 業務主管之例行性管理5—個人客戶分析統計表 (圖14)
    圖14
  • 業務主管之例行性管理6—業務人員每日活動統計表 (圖15)
    圖15
  • 業務主管之例行性管理7—業務人員工時負荷分析表 (圖16)
    圖16
  • 業務主管之例行性管理8—銷售案進度與預估營收統計表 (圖17)
    圖17
能否善用以上業務主管重點之例行性與例外管理方法與工具,將是「好業務主管」與「卓越業務主管」的區別關鍵之一。 好的工具猶如人體的延伸,CRM客戶關係管理(Customer Relationship Management)系統將您的視覺與聽覺大幅延伸, 並深入表象呈現出人腦難以立即發掘的洞見。CRM系統更能協助您的技巧、經驗與管理能力展現更大價值,讓決策更精確、執行更有效率。
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